Analista de Gestão Empresarial I - Santos/SP

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Job description

Serviços de Apoio à Fiscalização.

Responsibilities and assignments

  • Recomendar ações de melhoria necessárias para o tratamento de não conformidades;
  • Realizar reunião com as áreas demandantes para levantamento das necessidades para a contratação de serviços, estruturando um controle para fins de planejamento e execução das demandas;
  • Assessorar às áreas demandantes de serviços na revisão ou elaboração de especificações técnicas dos instrumentos contratuais, de forma coerente objetiva, observando as melhores práticas quanto à organização e clareza da redação conforme os Padrões Corporativos e Normas Técnicas;
  • Programar e assessorar reuniões de categorização de riscos de SMS associados aos serviços a serem contratados;
  • Organizar, elaborar e participar das reuniões de Abertura Contratual, Alinhamento com Fiscalização de Campo e Encerramento, subsidiando as necessidades decorrentes de cada tipo de serviço, de forma a viabilizar o início do contrato com garantias dos prazos e atendimento aos requisitos contratuais;
  • Elaborar cronogramas e calendários de reuniões;
  • Apoiar a fiscalização de campo ou áreas demandantes de serviços, quando houver a necessidade de solicitações de documentos, certificados ou quando a mesma fizer registros de ocorrências de irregularidades praticadas pela empresa PRESTADORA DE SERVIÇO, auxiliando-os no conhecimento e esclarecimento de dúvidas sobre o instrumento contratual;
  • Realizar análise crítica das informações contidas em atas de reuniões, RO, RDO e afins;
  • Verificar os objetos de custos no Sistema SAP para medição dos serviços;
  • Verificar informações consolidadas para a medição dos serviços, criar mecanismos que possibilitem verificações nas medições, visando a identificação e correção de não conformidades;
  • Controlar prazos do processo de sanções contratuais e manter a fiscalização informada;
  • Prestar suporte na solicitação de análise de aditivos contratuais;
  • Realizar levantamentos nos arquivos dos contratos (físico e digital), com o auxílio de listas de verificação e solicitar os documentos faltantes;
  • Analisar os ACT/CCT das empresas PRESTADORAS DE SERVIÇOS e comparar com os benefícios e obrigações fornecidas pelas mesmas;
  • Executar outras tarefas, correlatas e complementares às atividades inerentes ao escopo contratual;
  • Minutar a Autorização de Serviços (AS), bem como buscar assinaturas da PETROBRAS e empresa PRESTADORA DE SERVIÇO;
  • Controlar as AS da empresa PRESTADORA DE SERVIÇO, acompanhando as datas de planejamento e execução, além de indicar o status: planejado, em andamento, atrasadas, realizadas e canceladas;
  • Receber, controlar e se preciso enviar para análise documentos referentes à fiscalização administrativa, à mobilização contratual, verificação de cumprimentos aos requisitos técnicos profissionais, atendimento aos itens de SMS e afins. Lançar informações de tais documentos em banco de dados e ou planilhas de controles;
  • Confirmar vínculo empregatício, confrontar ASO com os exames do PCMSO, analisar e confrontar documentos de qualificação, habilitação e treinamentos de prestadores de serviços, de acordo com as obrigações contratuais e legislações vigentes;
  • Efetuar a execução, acompanhamento, controle dos prazos, saldos, entrega de documentos para atendimento aos requisitos técnicos profissionais e para a medição dos serviços;
  • Acompanhar Requisição de Transportes através do Sistema SAP;
  • Receber e dar tratamento às solicitações das empresas PRESTADORAS DE SERVIÇOS;
  • Participar, redigir atas e controlar prazos das tarefas das reuniões;
  • Criar, modificar, exibir, imprimir e pesquisar pedidos de serviço e FRS no Sistema SAP dentro do período de medição e nos prazos requeridos por cada instrumento contratual;
  • Imprimir relatórios de medição;
  • Pesquisar índices de reajustes;
  • Criar ou modificar lançamentos de previsibilidade de fluxo de caixa no Sistema SAP;
  • Executar controle de documentações trabalhistas, previdenciárias e tributárias entregues fisicamente e postadas no portal correspondente pelas empresas PRESTADORAS DE SERVIÇOS;
  • Acompanhar e consolidar os dados pendentes dos relatórios de análise das documentações trabalhistas, previdenciárias e tributárias postadas pelas empresas PRESTADORAS DE SERVIÇOS junto a empresa de consultoria;
  • Emitir Carrinho de Compras para os processos de Contratação de Pequenos Serviços e aquisição de bens através do Sistema SAP;
  • Emitir lançamentos manuais pertinentes a pagamentos de serviços, fornecimentos, taxas e tributos no Sistema SAP através da modalidade FB60;
  • Elaborar, acompanhar e analisar SST’s (Solicitação de Serviços Técnicos), bem como controlar e tratar rejeições de protocolos de notas fiscais e Invoices;
  • Apoiar a PETROBRAS durante as auditorias internas, atuando nas correções dos desvios;
  • Acompanhar Sistema APLAT para comprovação de embarques de profissionais;
  • Executar outras tarefas, correlatas e complementares às atividades inerentes ao escopo contratual;
  • Apresentar relatório com a análise dos valores pagos no mês anterior, comparando de forma analítica com o escopo as informações constantes nos RO/RDOs e PPU do contrato sob análise. Recomendar ações necessárias ao tratamento de não conformidades;
  • Apresentar relatório estratificando o consumo de cada item de PPU e do total do contrato com utilização de curva de avanço físico e financeira do contrato;
  • Acompanhar RDO ou RO para elaboração das medições contratuais conforme registros da fiscalização de campo;
  • Gerar relatórios e gráficos de consumo do contrato e elaborar as previsões para o PAN (Plano Anual de Necessidade);
  • Executar outras tarefas, correlatas e complementares às atividades inerentes ao escopo contratual.
  • Acompanhar RDO ou RO para tratamento das ocorrências registradas pela fiscalização de campo;
  • Levantar e acompanhar indicadores de IDF para avaliação de desempenho das empresas PRESTADORAS DE SERVIÇOS, conforme estratégia de avaliação da gerência em que contrato esteja vinculado;
  • Pesquisar, imprimir e gerar relatórios de avaliação de desempenho das empresas PRESTADORAS DE SERVIÇOS;
  • Executar outras tarefas, correlatas e complementares às atividades inerentes ao escopo contratual;
  • Elaborar minutas de cartas de qualquer natureza, para envio às empresas PRESTADORAS DE SERVIÇOS, bem como minutas de comunicados e/ou solicitações de circulação interna da PETROBRAS;
  • Analisar solicitações de subcontratação e minutar carta de autorização, quando previstas contratualmente;
  • Elaborar minuta de carta com orientações e determinações de: saúde, segurança, meio ambiente, assuntos financeiros, execução de serviços, sejam elas oriundas da PETROBRAS ou determinação de órgãos externos: instituições reguladoras, sociedades classificadores, Marinha, Ministério do Trabalho, Sindicatos, entre outros;
  • Cobrar ações corretivas identificadas através de RO ou RDOs, atas de reuniões, cartas externas ou auditorias;
  • Avaliar necessidade de multas e deduções;
  • Minutar notificações de multas para que a gerência do contrato tome providências punitivas contra empresas PRESTADORAS DE SERVIÇOS, quando as mesmas infringirem o instrumento contratual e/ou seus anexos;
  • Assessorar à avaliação da justificativa de defesa da empresa PRESTADORA DE SERVIÇOS, quando a mesma sofrer notificação de multa contratual;
  • Executar outras tarefas, correlatas e complementares às atividades inerentes ao escopo contratual;
  • Solicitar junto às empresas PRESTADORAS DE SERVIÇOS documentações obrigatórias para cadastramento no SISPAT ou para a sua comprovação junto à fiscalização;
  • Fazer acompanhamento da documentação obrigatória para cadastramento de profissionais no SISPAT e demais documentos obrigatórios listados em contrato e demais anexos; 7.25.65. Cadastrar, atualizar, pesquisar, estender cadastro, retirar profissionais e emitir relatórios do SISPAT, para que tais profissionais estejam habilitados a prestar serviço na PETROBRAS;
  • Fazer atualizações de certificados e ASOs dos profissionais no SISPAT;
  • Comunicar as empresas nos prazos de 90, 60 e 30 dias, sobre avalidade de cursos e ASOs que estejam com seu vencimento próximo no SISPAT;
  • Apresentar relatório com a validade dos treinamentos efetuados pelos profissionais das empresas PRESTADORAS DE SERVIÇOS;
  • Executar outras tarefas, correlatas e complementares às atividades inerentes ao escopo contratual;
  • Arquivar, organizar e digitalizar no drive de rede da gerência do contrato e pastas físicas, informações dos contratos para futura prestação de informações às Auditorias internas e externas, tais como: e-mails, atas, documentações, DIPs, AS e demais documentos para a fiscalização contratual;
  • Arquivar, digitalizar, copiar e organizar no drive de rede e pastas físicas as Atas de reunião contratual com a empresa PRESTADORA DE SERVIÇO, além de cartas externas e DIPs emitidos por outras gerências que tenham relação com a fiscalização contratual;
  • Arquivar, digitalizar, copiar e organizar no drive de rede e pastas físicas os ROs ou RDOs e Relatórios de Regularidade Contratual das empresas PRESTADORAS DE SERVIÇOS;
  • Prestar apoio à fiscalização administrativa, quando houver a necessidade de envio de documentos referentes aos profissionais embarcados e demandas de auditorias;
  • Organizar e enviar documentos de contratos para guarda externa e acervo do e-DOC;
  • Executar outras tarefas, correlatas e complementares às atividades inerentes ao escopo contratual.

Requirements and qualifications

 Formação:


  • Nível Superior em Administração, Contabilidade, Economia ou curso correlato, neste caso, sujeitos à aprovação da FISCALIZAÇÃO;


Conhecimentos:


  • Pacote de aplicativos MSOffice (Excel, Word, Powerpoint) nível usuário;
  • Pacote de aplicativos BR Office;
  • Internet;
  • Fluência no idioma português e conhecimentos avançado em idioma inglês;
  • Conhecimentos em gestão e fiscalização de contratos;
  • Conhecimentos em gerenciamento de projetos;
  • Conhecimento em tributação;
  • Conhecimento em rotinas administrativas no âmbito de contratos.

Nossa História

A Infotec Brasil é uma empresa especializada em Terceirização de Serviços e Processos (BPO). Temos 35 anos de experiência em outsourcing de serviços, processos e pessoas, tendo como principais pilares a ética, o respeito ao meio ambiente e a máxima segurança operacional.


Nossos serviços permitem que os clientes mantenham foco nas principais estratégias de negócio enquanto promovemos eficiência operacional, por meio da otimização de processos e redução de custos, com o uso de recursos tecnológicos, baixo absenteísmo, menor risco trabalhista, cuidados ambientais e muito mais.


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